Rejestr zmian

Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów

Powrót
Założenia projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Nazwa Data Stara wartość Nowa wartość

Informacje o przyczynach i potrzebie wprowadzenia rozwiązań planowanych w projekcie

04.07.2016 14:00 -

Niniejszy projekt stanowi część przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu: „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców”.

W Polsce obowiązuje 50 - letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Obowiązek ten wynika w szczególności z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 125a ust.4) oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 51u ust.1). Długie przechowywanie wielu papierowych dokumentów powstałych w trakcie stosunku pracy powoduje, że pracodawcy ponoszą znaczne koszty na realizację zadań związanych z obsługą akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie do wykazywania roszczeń ze stosunku pracy w ewentualnych procesach sądowych oraz konieczność potwierdzania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia w momencie wystąpienia z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego. Obecnie pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za dokumentację potrzebną po latach pracownikowi. Interesy ubezpieczonego nie są wystarczająco zabezpieczone.

Innym utrudnieniem jest brak dostosowania przepisów prawa pracy do nowych możliwości technologicznych, które pojawiły się wraz z rozwojem informatyki. Akt nie można prowadzić tylko w postaci elektronicznej, ponieważ może mieć ona jedynie charakter pomocniczy dla podstawowej postaci papierowej.

Istota rozwiązań ujętych w projekcie

04.07.2016 14:00 -

Celem projektu jest wprowadzenie rozwiązań, które:

  1. skrócą czas przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę oraz
  2. umożliwią prowadzenie przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Ad 1. Projekt zakłada, aby wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dysponował ZUS, gromadząc dane przekazywane przez pracodawców. Proponowane rozwiązanie umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 7/10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Ten czas gwarantuje możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego. Pracodawca po zakończeniu stosunku pracy, wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało dane niezbędne dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do przyznania wybranego świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekaże także do ZUS.

Ad 2. Propozycja ma umożliwić pracodawcy dokonanie wyboru elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych (rozwiązanie fakultatywne). Elektroniczne akta osobowe powstaną bezpośrednio poprzez tworzenie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym, albo poprzez dokonanie digitalizacji już istniejących akt. Tworzenie dokumentów wymaga, aby obie strony stosunku pracy posiadały kwalifikowany podpis elektroniczny. Dokumenty, które powstaną w wersji papierowej mogą zostać zdigitalizowane, tj. nastąpi konwersja dokumentu z postaci papierowej na elektroniczną, uwierzytelnioną przez pracodawcę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Dokument zostanie następnie umieszczony w elektronicznej teczce pracowniczej.

Organ odpowiedzialny za opracowanie projektu

04.07.2016 14:00 - MR

Osoba odpowiedzialna za opracowanie projektu

04.07.2016 14:00 - Mariusz Haładyj Podsekretarz Stanu

Rodzaj dokumentu

04.07.2016 14:00 - założenia do projektów ustaw

Organ odpowiedzialny za przedłożenie projektu RM

04.07.2016 14:00 - MR

Typ dokumentu

04.07.2016 14:00 - D – pozostałe projekty

Tytuł projektu

04.07.2016 14:00 -

Założenia projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją