Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów


Numer projektuZD5
Tytuł
Rodzaj dokumentuzałożenia do projektów ustaw
Informacje o przyczynach i potrzebie wprowadzenia rozwiązań planowanych w projekcie

Niniejszy projekt stanowi część przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu: „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców”.

W Polsce obowiązuje 50 - letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Obowiązek ten wynika w szczególności z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 125a ust.4) oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 51u ust.1). Długie przechowywanie wielu papierowych dokumentów powstałych w trakcie stosunku pracy powoduje, że pracodawcy ponoszą znaczne koszty na realizację zadań związanych z obsługą akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie do wykazywania roszczeń ze stosunku pracy w ewentualnych procesach sądowych oraz konieczność potwierdzania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia w momencie wystąpienia z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego. Obecnie pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za dokumentację potrzebną po latach pracownikowi. Interesy ubezpieczonego nie są wystarczająco zabezpieczone.

Innym utrudnieniem jest brak dostosowania przepisów prawa pracy do nowych możliwości technologicznych, które pojawiły się wraz z rozwojem informatyki. Akt nie można prowadzić tylko w postaci elektronicznej, ponieważ może mieć ona jedynie charakter pomocniczy dla podstawowej postaci papierowej.

Istota rozwiązań ujętych w projekcie

Celem projektu jest wprowadzenie rozwiązań, które:

  1. skrócą czas przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę oraz
  2. umożliwią prowadzenie przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Ad 1. Projekt zakłada, aby wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dysponował ZUS, gromadząc dane przekazywane przez pracodawców. Proponowane rozwiązanie umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 7/10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Ten czas gwarantuje możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego. Pracodawca po zakończeniu stosunku pracy, wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało dane niezbędne dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do przyznania wybranego świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekaże także do ZUS.

Ad 2. Propozycja ma umożliwić pracodawcy dokonanie wyboru elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych (rozwiązanie fakultatywne). Elektroniczne akta osobowe powstaną bezpośrednio poprzez tworzenie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym, albo poprzez dokonanie digitalizacji już istniejących akt. Tworzenie dokumentów wymaga, aby obie strony stosunku pracy posiadały kwalifikowany podpis elektroniczny. Dokumenty, które powstaną w wersji papierowej mogą zostać zdigitalizowane, tj. nastąpi konwersja dokumentu z postaci papierowej na elektroniczną, uwierzytelnioną przez pracodawcę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Dokument zostanie następnie umieszczony w elektronicznej teczce pracowniczej.

Organ odpowiedzialny za opracowanie projektuMRiF
Osoba odpowiedzialna za opracowanie projektuMariusz Haładyj Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju
Organ odpowiedzialny za przedłożenie projektu RMMRiF
Planowany termin przyjęcia projektu przez RMWYCOFANY
Informacja o rezygnacji z prac nad projektem (z podaniem przyczyny)

Przedmiotowy projekt założeń stanowi część pakietu „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców”. Celem projektu jest oczekiwana przez przedsiębiorców poprawa warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. W trakcie przeprowadzonych uzgodnień międzyresortowych oraz konsultacji publicznych projektu założeń, zweryfikowano zasadność projektowanych rozwiązań, ich kompleksowość a przede wszystkim poddano analizie kwestię zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi w zakresie ustalania wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych przy założeniu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz jego akt osobowych. Efektem prowadzonych konsultacji stało się wypracowanie koncepcji, która chroni pracownika, ale także pozwala zmniejszyć poziom obciążeń pracodawcy. W związku z powyższym, z uwagi na pilność wprowadzenia powyższych zmian, zasadnym jest zaprzestanie dalszych prac nad projektem założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw  i dalsze procedowanie projektu ustawy.

Data modyfikacji 17 października 2016, 14:43
Rejestr zmian