Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów


Numer projektuUD155
Tytuł
Rodzaj dokumentuprojekty ustaw
Informacje o przyczynach i potrzebie wprowadzenia rozwiązań planowanych w projekcie

Niniejszy projekt stanowi część przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu: „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców”.
Pracodawca w Polsce jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także przechowywać je w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek pięćdziesięcioletniego przechowywania dokumentacji oraz akt osobowych został ustalony na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz  ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887).
Jednym z celów długookresowego przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika  jest wykorzystanie ich do ustalania podstawy wymiaru emerytury lub renty wypłacanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS).Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych nakazuje przechowywać przez pięćdziesiąt lat: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia od dnia zakończenia pracy u danego płatnika. Innym ważnym celem archiwizowania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, jest wykorzystanie ich w postępowaniu sądowym w sprawach ze stosunku pracy.
Pracodawcy, zależnie od możliwości finansowych i organizacyjnych, przechowują papierową dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników we własnym zakresie lub mogą przekazać ją na przechowanie profesjonalnym przechowawcom. Obecne regulacje czynią odpowiedzialnym za przechowywanie dokumentacji jedynie pracodawcę, który ponosi z tego tytułu  nakłady finansowe, które zwiększają się proporcjonalnie wraz z liczbą zatrudnionych pracowników. Obowiązek długotrwałego przechowywania dokumentacji pracowniczej dla celów emerytalno-rentowych w obecnym kształcie nie gwarantuje  ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia o wypłatę należnego świadczenia otrzyma od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.
Innym utrudnieniem jest brak dostosowania przepisów prawa pracy do nowych możliwości technologicznych, które pojawiły się wraz z rozwojem informatyki. Akt osobowych nie można obecnie prowadzić w postaci elektronicznej, ponieważ może mieć ona jedynie charakter pomocniczy dla podstawowej postaci papierowej. Pomimo braku wyraźnego sformułowania obowiązku papierowego gromadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, pracodawcy tworzący ją w postaci elektronicznej, mogą ją traktować tylko jako wersję pomocniczą.

Istota rozwiązań ujętych w projekcie

Projekt rekomenduje dwie zmiany, które łącznie przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
Pierwsza z nich polega na skróceniu obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, który podjął pierwszą pracę zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. z 50 do 10 lat. Dla wskazanej grupy pracowników ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości. Wszystkie niezbędne dla ZUS dane pracodawca będzie przesyłał w obecnie już tworzonych miesięcznych raportach i deklaracjach. Ponadto, pracodawca po zakończeniu stosunku pracy, wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało   dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane zawarte w rozszerzonym świadectwie pracodawca przekaże  w takiej postaci, w jakiej komunikuje się z ZUS tj. w postaci elektronicznej lub papierowej. Przyjęcie takiego rozwiązania spowoduje, że z wyłączeniem szczególnych sytuacji, pracodawca nie będzie miał obowiązku sporządzania na potrzeby ZUS zaświadczeń (np. na druku ZUS RP – 7 oraz świadectwach i zaświadczeniach wystawianych przez pracodawcę dla celów emerytalnych i rentowych).
Ubezpieczony będzie mógł weryfikować dane przekazywane na jego indywidualne konto przez pracodawcę za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach tzw „informacji o stanie konta”, o której mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.). W przypadku zagubienia dokumentów, będzie mógł zwrócić się do ZUS z wnioskiem w postaci papierowej albo elektronicznej o udostępnienie informacji o stanie konta. Wydruk z systemu teleinformatycznego danych udostępnionych przez ZUS, podobnie jak wydruki z Rejestru Ksiąg Wieczystych lub KRS, będzie posiadał moc oryginału dokumentu urzędowego. Ubezpieczony będzie miał prawo do kontroli wysokości zebranych składek i poprawności innych informacji, które w wyniku projektowanych zmian będą gromadzone w ZUS i uwidocznione w PUE ZUS. Proponowane rozwiązanie umożliwi podjęcie ubezpieczonemu działań weryfikujących w okresie 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Okres 10 lat gwarantuje także możliwość korzystania ze zgromadzonej  dokumentacji oraz akt osobowych  jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego pomiędzy pracodawcą a pracownikiem Należy podkreślić, że w przypadku wszczęcia postępowania wyjaśniającego przez ZUS lub rozpoczęcia się sporu sądowego, pracodawca nie będzie mógł zniszczyć dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do czasu ich prawomocnego zakończenia. W okresie przechowywania danych przez pracodawcę były pracownik będzie mógł również realizować swoje prawa wynikające z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych– w szczególności dostępu do danych osobowych i ich sprostowania lub usunięcia oraz możliwości wykonywania prawa do sprzeciwu.
Druga zmiana przewiduje fakultatywną możliwość tworzenia lub gromadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Elektroniczna postać może powstać w wyniku tworzenia dokumentów elektronicznie lub poprzez digitalizowanie akt papierowych. Zaproponowane rozwiązania mają na celu przede wszystkim unowocześnienie obsługi obowiązków pracowniczych z czym wiąże się ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców z tytułu długotrwałego papierowego przechowywania akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie mógł fakultatywnie (nieobowiązkowo) korzystać z dowolnego teleinformatycznego systemu do tworzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, o ile system taki (oprogramowanie oraz inne rozwiązania techniczne i organizacyjne) będą gwarantowały bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych z uwzględnieniem potencjalnych ryzyk dla interesów i praw osób, których dane dotyczą, w tym zapewnią ich integralność i poufność. Przewiduje się zmianę obowiązujących przepisów w taki sposób, aby istniała możliwość elektronicznego prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika akt. Zakłada się taką zmianę przepisów określających warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, która powinna uwzględnić możliwość prowadzenia akt pracowniczych w postaci elektronicznej.

Organ odpowiedzialny za opracowanie projektuMRiF
Osoba odpowiedzialna za opracowanie projektuMariusz Haładyj Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju
Organ odpowiedzialny za przedłożenie projektu RMMRiF
Planowany termin przyjęcia projektu przez RM
Informacja o rezygnacji z prac nad projektem (z podaniem przyczyny)-