Procedura i metodyka kontroli

Procedura kontroli

Najważniejsze etapy kontroli, wynikające z przepisów ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej:

  1. Zarządzenie kontroli planowej lub doraźnej przez kierownika jednostki kontrolującej.
  2. Przygotowanie kontroli w formie programu kontroli, złożenie przez kontrolera pisemnego oświadczenia o braku istnienia przesłanek uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli oraz wydanie kontrolerowi upoważnienia do kontroli.
  3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych, których istotą jest dokonanie przez kontrolerów – z poszanowaniem praw i obowiązków kontrolowanego, określonych przepisami prawa oraz zgodnie z zasadami postępowania kontrolnego (prawdy obiektywnej, podmiotowości, kontradyktoryjności, pisemności) – ustaleń stanu faktycznego w badanym obszarze na podstawie dowodów kontroli, które powinny być rzetelne, stosowne i racjonalne. Kontrolerzy podlegają przepisom o ochronie informacji niejawnych, danych osobowych, bhp oraz innym, szczególnym, obowiązującym w danej jednostce.
  4. Wyniki kontroli dokumentuje się w formie projektu wystąpienia pokontrolnego, zawierającego ocenę skontrolowanej działalności ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta. Projekt wystąpienia pokontrolnego podpisywany jest przez kontrolera i kierownika komórki do spraw kontroli.
  5. Przekazanie kierownikowi jednostki kontrolowanej projektu wystąpienia pokontrolnego
    z pouczeniem o prawie zgłoszenia, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu, pisemnych zastrzeżeń. Zastrzeżenia są rozpatrywane przez kierownika komórki do spraw kontroli.
  6. Opracowanie wystąpienia pokontrolnego obejmującego treść projektu wystąpienia i wyniki analizy zastrzeżeń, a w razie potrzeby również zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej oraz ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości.
  7. Wystąpienie pokontrolne kierownik jednostki kontrolującej przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej, który ma obowiązek poinformowania o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń. Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Treść wystąpień pokontrolnych oraz odpowiedzi na nie udostępniane są w Biuletynie Informacji Publicznej KPRM.
  8. Jednostka kontrolująca monitoruje realizację wniosków i zaleceń pokontrolnych.
  9. Kontrola może być przeprowadzana również w trybie uproszczonym, w którym sporządza się sprawozdanie z kontroli, podpisywane przez kierownika jednostki kontrolującej. Sprawozdanie zawiera opis ustalonego stanu faktycznego oraz jego ocenę, a także, w razie potrzeby, zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego swoje stanowisko.
  10. W uzasadnionych przypadkach sporządza się informację o wynikach kontroli, która może zawierać wyniki więcej niż jednej kontroli. Kierownik jednostki kontrolującej przesyła informację kierownikowi jednostki nadrzędnej lub sprawującej nadzór nad jednostką kontrolowaną, ten zaś może rozesłać ją do innych organów lub jednostek, które uzna za właściwe.

Standardy kontroli

Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej w art. 8 ust. 1 pkt 3 upoważniła Prezesa Rady Ministrów do określenia standardów kontroli w administracji rządowej. W dniu 31 sierpnia 2017 r. Standardy kontroli w administracji rządowej, przygotowane przez Centrum Oceny Administracji zostały podpisane przez Szefa KPRM, działającego z upoważnienia Prezesa Rady Ministrów.

Kryteria kontroli

Kontrolę przeprowadza się pod względem następujących kryteriów:

  1. legalności, która obejmuje zgodność działania z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, przepisami prawa wewnętrznego, umowami, decyzjami w sprawach indywidualnych oraz innymi rozstrzygnięciami podjętymi przez uprawnione podmioty,
  2. gospodarności, czyli zgodności działań kontrolowanej jednostki z zasadami efektywnego gospodarowania (oszczędności, tj. minimalizacji nakładów/kosztów prowadzonych działań przy zachowaniu wymaganej jakości) oraz wydajności (tj. uzyskiwania najlepszych efektów przy możliwie najmniejszych nakładach); wykorzystania możliwości zapobieżenia lub ograniczenia wysokości ewentualnych lub zaistniałych szkód,
  3. celowości, która obejmuje zgodność z celami określonymi dla kontrolowanej jednostki lub działalności, stosowanie metod i środków odpowiednich dla osiągnięcia celów oraz osiągnięcia tych celów (skuteczność), przy czym skuteczność rozumie się jako stopień zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi skutkami działalności;
  4. rzetelności, która obejmuje wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i terminowo, wykonywanie zobowiązań zgodnie z ich treścią, przestrzeganie wewnętrznych reguł funkcjonowania jednostki, dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności.

Materiały metodyczne kontroli w administracji rządowej:

  1. Ramowy program kontroli w zakresie wykorzystywania systemów teleinformatycznych do realizacji zadań publicznych:

  1. Formularz oceny spełniania obowiązków wynikających z rozporządzenia ws. ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych (uodo)

  1. Ankieta dotycząca działania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych oraz Zestawienie systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych

Publikacje oraz odnośniki dotyczące kontroli instytucjonalnej oraz audytu wewnętrznego:

 KRAJOWE:

  1. Glosariusz terminów dotyczących kontroli i audytu w administracji publicznej
  2. Standardy kontroli Najwyższej Izby Kontroli
  3. System zapewnienia jakości procesu kontrolnego
  4. Międzynarodowe standardy najwyższych organów kontroli
  5. Kryteria kontroli Najwyższej Izby Kontroli
  6. Kryteria oceny wykonania budżetu - Najwyższej Izby Kontroli
  7. Założenia metodyczne do kontroli wykonania budżetu państwa
  8. Metodyka audytu wewnętrznego sektora finansów publicznych–metodyka
  9. Baza wiedzy MF o audycie wewnętrznym
  10. Standardy i komunikaty Ministra Finansów w zakresie kontroli zarządczej
  11. Baza wiedzy MF o kontroli zarządczej

 MIĘDZYNARODOWE:

  1. Międzynarodowe standardy najwyższych organów kontroli (ISSAI)
  2. Międzynarodowe standardy rewizji finansowej (ISA)
  3. Standardy kontroli INTOSAI
  4. Metodyka kontroli Europejskiego Trybunału Obrachunkowego
  5. Podręcznik kontroli wykonania zadań Europejskiego Trybunału Obrachunkowego
  6. Międzynarodowa Organizacja Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI)
  7. Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadwaya (COSO)
  8. Cele kontroli w zakresie informacji i technologii pokrewnych (COBIT)
  9. Międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej (MSSF)
  10. Podręcznik kontroli finansowej i kontroli zgodności
  11. Wytyczne dotyczące wywiadów przeprowadzanych w ramach kontroli
  12. Wytyczne dotyczące analizy oraz wyciągania wniosków
  13. Wytyczne dotyczące wyznaczania celów kontroli
  14. Wytyczne dotyczące gromadzenia danych
  15. Wytyczne dotyczące oceny
  16. Wytyczne dotyczące oceny ryzyka w ramach kontroli wykonania zadań
  17. Wytyczne dotyczące ankiet
  18. Guideline: How to deal with suspected fraud
  19. Wytyczne dotyczące sporządzania sprawozdań

Centrum Oceny Administracji Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przykłada należytą uwagę do aktualizacji ww. treści oraz odnośników do dokumentów, jednak w niektórych przypadkach nie jest ich dysponentem. Prosimy o zgłaszanie ewentualnych niedziałających odnośników lub trudności z dostępem do poszczególnych plików – coa@kprm.gov.pl

Data publikacji : 06.03.2019

Rejestr zmian
Centrum Oceny Administracji

Osoba publikująca: Agnieszka Kowalska
Centrum Informacyjne Rządu

liczba wejść: 710