Archiwalny wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów z okresu 1 września 2011 – 4 grudnia 2015


Numer projektuUD181
Tytuł
Rodzaj dokumentuprojekty ustaw
Informacje o przyczynach i potrzebie wprowadzenia rozwiązań planowanych w projekcie

Pracodawcy ponoszą znaczne koszty przechowywania dokumentów pracowniczych w postaci papierowej.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dla większości dokumentów wymagane jest zachowanie formy pisemnej. Akta osobowe i płacowe są dokumentacją tzw. niearchiwalną i posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania (50 lat), po upływie którego są brakowane (niszczone). Okres 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej. Regulująca tę kwestię ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje także, że w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.
Szacuje się, że łączne roczne koszty administracyjne u przedsiębiorców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln PLN.

Istota rozwiązań ujętych w projekcie

Zmniejszenie zakresu dokumentacji pracowniczej, która podlegałaby długookresowemu przechowywaniu, bez naruszenia dotychczasowych uprawnień pracowników.
Określone zostaną nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane zależnie od rodzaju dokumentu i jego przydatności  do celów bieżących, do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno – rentowych.
Proponuje się trzy okresy przechowywania: (1) okres zatrudnienia (tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy), (2) pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy) oraz (3) pięćdziesięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (co do zasady, dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych). Dla okresów przechowywania tylko przez czas zatrudnienia oraz przez 50 lat przewiduje się opracowanie zamkniętych katalogów dokumentów. Pozostałe dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia. Zakłada się dopuszczenie przechowywania dokumentu po upływie okresu przewidzianego w ustawie aż do maksymalnego okresu wynoszącego 50 lat. Decyzję w tym przedmiocie podejmowałby pracodawca biorąc pod uwagę, że przechowywanie danych w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą może mieć miejsce nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania oraz z uwzględnieniem usprawiedliwionych interesów stron stosunku pracy.
Projektowane zmiany nie dotyczyłyby dokumentacji pracowników podlegających szczególnym przepisom np. w administracji publicznej, służbach mundurowych i ew. innym pragmatykom służbowym. Projektowane rozwiązania będą dotyczyć najszerszej kategorii pracowników, wobec których zastosowanie mają zasady ogólne. W ten sposób nowe rozwiązania zmniejszą koszty zatrudniających najliczniejszą grupę pracowników, przede wszystkim w sektorze prywatnym. Oczekiwanym efektem jest ograniczenie kosztów pracodawców poprzez zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji pracowniczej w związku ze znacznym ograniczeniem liczby dokumentów objętych obligatoryjnym archiwizowaniem przez okres pięćdziesięciu lat.

Organ odpowiedzialny za opracowanie projektuMG
MPiPS
Osoba odpowiedzialna za opracowanie projektuMariusz Haładyj Podsekretarz Stanu
Organ odpowiedzialny za przedłożenie projektu RMMG
Planowany termin przyjęcia projektu przez RMII kwartał 2015 r.
Informacja o rezygnacji z prac nad projektem (z podaniem przyczyny)-
Data modyfikacji : 11 maja 2015, 14:37
Rejestr zmian